24.02.2006 - 18/06

Frankfurt/Berlin. Eindringliche Appelle zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit von Kliniken, Lieferanten und E-Procurement-Dienstleistern standen im Mittelpunkt der 8. E-Commerce-Konferenz mit dem Titel „Optimierung der Beschaffungsprozesse im Gesundheitswesen mit E-Procurement“ am 23. Februar 2006 in Frankfurt. „Um E-Procurement zum Durchbruch zu verhelfen, müssen alle Seiten an einem Strang ziehen. Im letzten Jahr hat sich viel getan. Die technische Seite des elektronischen Beschaffungswesens ist ausgereift. Nun muss das Transaktionsvolumen schnell vorangetrieben werden“, so das Fazit der MedInform-Konferenz mit knapp 230 Teilnehmern, darunter 30 Klinikvertreter. MedInform ist der Informations- und Seminarservice des Bundesverbandes Medizintechnologie, BVMed.

Die Vorteile von E-Procurement sind auf Klinik- und Lieferantenseite unbestritten. Die Beteiligten müssen sich mit ihren Prozessen auseinandersetzen. Die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten führt zu Prozessoptimierungen durch Eliminierung von Schnittstellen bzw. Wegfall von Medienbrüchen und manuellen Prozessen. Die Folgen sind eine bessere Datenqualität, die Vermeidung fehlerhafter Bestellungen, Zeitersparnis, Kosteneinsparungen sowie erhöhte Versorgungssicherheit und Transparenz. Um elektronischen Beschaffungsmaßnahmen im Gesundheitswesen zum Durchbruch zu verhelfen, müssten alle Kräfte gebündelt werden. Die vorhandenen Standards wie EANCOM müssten konsequenter eingesetzt, die Zusammenarbeit der Dienstleister weiter intensiviert werden. „Wir brauchen ein partnerschaftliches Miteinander der Kliniken und Einkaufsgemeinschaften mit der Industrie. Gemeinsames Interesse muss dabei mit Blick auf den Patienten die Qualität der Versorgung sein“, so BVMed-Vorstandsvorsitzender Anton J. Schmidt in seinem Statement.

Die Konferenz zeigte Nutzen, Hemmnisse und Chancen von E-Procurement auf und präsentierte zahlreiche Praxisbeispiele von E-Procurement-Einführungen in Kliniken. In zwei ausführlichen Podiumsdiskussionen ging es um das Verhältnis von Kliniken und Lieferanten sowie um neue Entwicklungen bei den E-Commerce-Dienstleistern.

Manfred Beeres, Leiter Kommunikation beim BVMed, stellte in seiner Einführung die Ergebnisse einer Online-Umfrage vor, an der sich hundert Lieferanten und Kliniken beteiligten. Auf die Frage nach den Hemmnissen in der E-Procurement-Entwicklung werden vor allem die hohen Kosten der elektronischen Plattformen bemängelt (59 Prozent), aber auch das Fehlen von einheitlichen Artikelstammdaten (39 Prozent) und die hohen Anfangsinvestitionen (35 Prozent). 43 Prozent der Befragten sind bei GHX, 37 Prozent bei Medicforma und 27 Prozent bei Medical Columbus angeschlossen. Einen elektronischen Lieferschein haben nur 38 Prozent, eine elek¬tronische Rechnung nur 35 Prozent realisiert. Rund ein Drittel der Befragten auf Lieferanten- wie Klinikseite sind an keine Plattform angebunden. Bei den Vorteilen von E-Procurement sind bei den Lieferanten die Faktoren „Zeitersparnis“ und „weniger Fehllieferungen“ wichtiger als bei den Kliniken. Auf Krankenhausseite haben Kosteneinsparungen und Versorgungssicherheit einen größeren Stellenwert.

Nach Ansicht von Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff vom Centrum für Krankenhaus-Management (CKM) an der Universität Münster wird sich der Beschaffungskanal im Krankenhausbereich in seiner Spieler-Struktur (Lieferanten, Einkaufsgemeinschaften, Beschaffungsabteilungen), im Hinblick auf die Kanalorganisation (Abruf, Lieferung, Lagerung, Bezahlung) und die Beschaffungspolitik und -strategie einem deutlichen und nachhaltigen Wandel unterziehen. Eine Automatisierung von logistischen Arbeitsabläufen setze sich nur verhalten und punktuell durch. Dabei sei es wichtig, den gesamten Bestellprozess abzubilden, vom Direktabruf vom Einsatzort über automatische Plausibilitätskontrollen bis hin zur automatischen Rechnungsabwicklung. Zudem gewinne „Medical Controlling“ für die Kliniken an Bedeutung. Medical Controlling trage dazu bei, die Entscheidungsprozesse des Beschaffungsmanagements sachlich zu fundieren und patientengerecht zu gestalten. Das Einkaufsmanagement im Krankenhaus setze daher solide Kenntnisse der medizinischen Leistungsprozesse voraus, so Prof. von Eiff.

„E-Procurement ist für den Einkauf die Innovation des begonnen Jahrhunderts“, so Wolfgang Appelstiel, Geschäftsführer des Klinikeinkaufs Niederrhein-Westfalen. Jedes operativ einkaufende Krankenhaus sollte in diesem Jahr die Entscheidung über den Einsatz eines E-Procurement–Systems treffen und dann nur noch Lieferanten auswählen, die die „eigene“ Plattform bedienen können. Derzeit seien erst rund 450 Krankenhäuser und 150 Lieferanten Kunde einer der E-Procurement-Plattformen. Skeptisch beurteilte Appelstiel die so genannten „Roaming-Abkommen“ zwischen den Dienstleistern, die gegenseitige Schnittstellen ermöglichen sollen. Hier bestehen noch Abstimmungsprobleme „mit erheblichem Mehraufwand für die Kunden“. Bis heute seien wesentliche Zuständigkeiten nicht geklärt. So habe Roaming keine Zukunft, zumal es für die E-Procurement-Anbieter nicht kostendeckend sei.

Chancen und Hemmnisse von E-Procurement aus Sicht der Hersteller beleuchtete Dr. Meinrad Lugan, Vorstandsmitglied der B. Braun Melsungen AG. Bei B. Braun erfolgen mittlerweile 78 Prozent der Bestellungen elektronisch. In den Kliniken seien die mangelnde Priorisierung von E-Procurement und das fehlende IT- und Prozess-Know-how die wesentlichen Hemmnisse. „Auf der anderen Seite verhindern die hohen Kosten auf Lieferantenseite durch die Preismodelle der E-Procurement-Dienstleister und die mangelnde Standardisierung den endgültigen Durchbruch“, so Lugan. Um die Chancen von E-Procurement für alle Prozessbeteiligten auszuschöpfen, sei die Optimierung des gesamten Bestellverfahrens wesentlich. Neben der Kostensenkung durch Steigerung der Effizienz werde die Beziehung zwischen Lieferant und Klinik weiter ausgebaut. Lugans Fazit: „Zielsetzung muss die Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit von Kliniken und Herstellern sein. Dies wird erreicht durch Qualitätssteigerung, Standardisierung und Kostensenkung. Der elektronische Lieferschein und die elektronische Rechnung sowie ein interessantes Preismodell der E-Procurement Plattformen sind ebenso unabdingbar wie die Vereinfachung der Geschäftsprozesse zwischen Krankenhaus und Lieferant.“

Adelheid Jakobs-Schäfer, Leiterin Konzerneinkauf der HELIOS Kliniken GmbH, berichtete auf der Konferenz über das Ergebnis der Erprobung von E-Procurement in den HELIOS-Kliniken in Erfurt und Berlin im Jahr 2005. In dem Pilothaus in Erfurt seien 90 Prozent der Bestellungen über die GHX-Plattform gelaufen, davon 42 Prozent „tief integriert“ und 48 Prozent über FaxNet. 35 Lieferanten seien tief integriert, also bis hin zur elektronischen Rechnung. Die Erfahrungen aus Erfurt seien hilfreich für andere Häuser. „Wir werden schneller und besser bei der Anbindung.“ Damit E-Procurement ein Erfolg ist, müssten alle Vorgänge im Einkauf und der Beschaffung optimiert sein. „Dazu gehören die Bündelung von Produkten, klar definierte Lieferanten und ihre Anbindung, definierte Warengruppenkriterien, Personalqualifizierung und eine optimierte interne Arbeitsteilung“, so Jakobs-Schäfer. Im externen Klinikumfeld sei es wichtig, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die Transaktionsplattformen untereinander ein verbessertes Roaming-Abkommen verabreden und auch praktizieren. Einige offene Fragen wie die elektronische Signatur und die elektronische Archivierung der Rechnungen müssten dringend geklärt werden. Ihr Fazit: „Optimale Prozesse hausintern plus E-Procurement führen bei einer tiefen Integration der Geschäftspartner zu einem nachhaltigen Erfolg und mehr Wettbewerbsfähigkeit für die Klinik und den Lieferanten.“

Eine Initiative der norddeutschen Universitätskliniken erläuterte Michael Rönsch vom Universitätsklinikum Schleswig-Holstein. E-Business-Lösungen für Krankenhäuser müssten den gesamten internen und externen Beschaffungsprozess unterstützen. Um die hohen Potentiale durch Prozessoptimierung auf beiden Seiten zu erzielen, bedarf es standardisierter Prozesse und Strukturen. Alle Produktgruppen und auch die B- und C-Lieferanten müssten eingeschlossen werden. Die Krankenhaus-getriebene Plattform „GSG“ versuche, den Einfluss der Kliniken auf dem Beschaffungsmarkt zu sichern. GSG sei eine standardisierte Lösung auch für Geschäftsfelder mit bisher sehr hohen Prozessaufwendungen auf Seiten der Häuser.


Podiumsdiskussion mit Klinik- und Unternehmensvertretern

• Einen erheblichen Nachholbedarf beim Thema E-Business gegenüber der Lebensmittel- oder Automobilindustrie sieht Thomas Klein vom Universitätsklinikum Düsseldorf. „Die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Industrie und Kliniken ist die Voraussetzung für die Integration, die durch unternehmensübergreifenden Austausch, die Analyse und das gemeinschaftliche Verständnis notwendiger Informationen erreicht wird, um die Geschäftsprozesse zu verbinden“, so Klein. Außerdem seien gemeinsame Prozessvereinbarungen sowie die Nutzung von Identifikations- und Kommunikationsstandards wie EAN-Nummern notwendig.
• „Agieren statt reagieren“ ist nach Ansicht von Karl-Heinz Egender vom Städtischen Krankenhaus Sindelfingen auf Klinikseite angesagt. „Es kann nicht sein, dass sich in Kliniken nur etwas tut, wenn die schlecht informierte Einkaufsgesellschaft E-Procurement adaptieren möchte.“ Im günstigsten Fall sei der Einstieg in E-Procurement sogar der Auslöser, um die eigenen Beschaffungsprozesse zu vereinheitlichen.
• Für Albert Baumann von der Paul Hartmann AG ist die tiefe Integration der Prozesse der einzige Weg für Krankenhäuser und Lieferanten, langfristig weiter bestehen zu können. Bislang sei nur ein „vorsichtiger Einstieg“ in die Thematik gewagt worden. „Viele Kliniken haben sich mit dem Thema noch nicht ernsthaft beschäftigt. Die wenigen Kliniken, die Teile ihrer Geschäftsprozesse mit Geschäftspartnern bereits elektronisch abbilden, nutzen nicht alle Möglichkeiten, die in diesem System stecken. Dasselbe gilt für die Industrie. Wir müssen schnell dafür sorgen, dass die Einsparpotentiale genutzt werden“, so Baumann. Dazu müssten nicht nur Aufträge elektronisch übermittelt werden, sondern das ganze Spektrum der Nachrichtenarten von Order bis Zahlungsavis (Order to Cash) genutzt werden.
• Für Karin Möller von Ethicon ist es nur eine Frage der Zeit bis elektronische Prozesse zum Standard werden. Die Bereitschaft zur Zusammenarbeit habe sich stark verbessert. Die Technik sei ausgereift. „Um die Beschaffungsprozesse nachhaltig zu verbessern braucht es Visionäre und Akteure auf allen Seiten, denn es lassen sich nicht schnelle, kurzfristige Erfolge und Einsparungen erzielen. Vielmehr investieren wir alle in die Zukunft“, so Möller. Für die Lieferanten sei es nicht so sehr von Interesse, über welchen Anbieter Kliniken elektronisch kommunizieren, „sondern vielmehr, dass die Kliniken sich für E-Procurement entscheiden“.
• Nach Ansicht von Katja Schmidt von Biotronik geht die Nutzung von E-Procurement-Systemen noch immer sehr schleppend voran. Gerade spezielle Produktbereiche wie
  Implantate stehen für diese elektronischen Prozesse nur bei wenigen Kliniken im Fokus. „Hinzu kommt, dass viele spezifische Anforderungen in den aktuellen Lösungen der E-Procurement-Dienstleister nicht oder nur unzureichend abgebildet sind, beispielsweise die Konsignationslagerabwicklung. Ziel müsse es sein, alle Standard-Beschaffungs¬prozesse der verschiedenen Produktbereiche elektronisch abzubilden. Voraussetzung hierfür sei eine klare Differenzierung von Volumen- bzw. Standardprodukten gegenüber Spezialprodukten mit sehr spezifischen logistischen Prozessen.

Podiumsdiskussion mit den E-Procurement-Dienstleistern

• Dr. Frank Brüggemann, von der GSG - Gesellschaft für Standardprozesse im Gesundheitswesen, sieht E-Business im Gesundheitswesen auf dem Weg, ein anerkanntes Verfahren zu werden. Krankenhäuser und Lieferanten müssten beim Austausch von elektronischen Informationen zusammenwirken, damit das Potential von E-Business über den Einkauf einer Klinik hinaus nutzbar wird. Die Anbieter von Dienstleistungen müssten sich an diesen Anforderungen ausrichten und die Entwicklung von Standards betreiben und durchsetzten. „Standards im Bereich von E-Katalogen, Klassifikationssystemen und Austauschformaten auf nationaler und internationaler Ebene sind Grundvoraussetzung für eine anhaltende, breite Akzeptanz im Markt“, so Dr. Brüggemann. Die GSG werde in der Zusammenarbeit mit den anderen Plattformen das Thema „Routing“ forcieren, also den Austausch von Daten „über definierte Postfächer mit definierten Briefformaten“.
• Halim Boustani von Medical Columbus (MC) geht davon aus, dass sich E-Commerce im Krankenhaus nur langsam durchsetzen wird. Derzeit arbeitet MC mit drei Krankenhausgruppen. In 2006 werden zwei weitere Gruppen folgen. „Bisher hat keiner der Provider im Krankenhausmarkt Geld verdient. Dies liegt daran, dass bereits bei einer geringen Marktabdeckung die unseres Erachtens geringen Margen der Provider sehr stark unter Druck sind“, so Boustani. Das Problem seien nicht fehlende Standards. „Die gibt es, aber sie müssen mit Leben erfüllt werden.“ Es gebe keine technischen, sondern inhaltliche bzw. betriebsorganisatorische Probleme.
• Über den aktuellen Stand von GHX Europe informierte Geschäftsführer Norbert Kruchen. GHX überschritt im November 2005 erstmals die Grenze von 3.000 Bestellungen pro Tag. Im November 2005 wurden rund 66.800 Bestellungen an Lieferanten übermittelt. Gleichzeitig wurden rund 27.800 Lieferscheine und 16.000 Rechnungen elektronisch und voll integriert in die Materialwirtschaftssysteme der Empfänger übermittelt. Das durchschnittliche Ordervolumen stieg innerhalb eines Jahres um mehr als 80 Prozent. In diesem Jahr wird das Dienstleistungsangebot um die automatisierte Faxerkennungslösung für Lieferanten ergänzt.
• Peter Elmer, CEO von medicforma.com, informierte über die Marktkennzahlen der Plattform. Medicforma habe derzeit 340 Kliniken mit mehr als 120.000 Betten als Kunden, darunter fünf große Einkaufsgruppen wie AGKAMED, Klinikeinkauf Niederrhein-Westfalen, Johanniter, Sana und Vivantes sowie elf Universitätskliniken. 120 Lieferanten seien angebunden. Mehr als 60.000 Bestellungen würden pro Monat über die medicforma.com-Plattform abgewickelt. Man verstehe sich als „neutraler Dienstleister, der zwischen zwei Welten vermittelt“. Der Medicforma-CEO zeigte sich mit dem GHX-Vertreter einig: Roaming zwischen den Dienstleistern funktioniere durchaus, allerdings sei es mit sehr hohen Aufwendungen verbunden.

Hinweis an die Medien: Digitale Bilder zur Veranstaltung können im Internet unter www.bvmed.de (Bilder - Veranstaltungen) abgerufen werden. 300-dpi-Bilder können bei der BVMed-Pressestelle (Mail an beeres@bvmed.de) angefordert werden.

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